企业MIS建设中的关键问题河北经贸大学 商书元 MIS是集计算机技术、网络通信技术为一体的信息系统工程。采用先进、适用、有效的企业管理体制，运用于企业管理的各个环节和层次，可以改善企业的经营环境、降低经营生产成本，提高企业的竞争力；在企业内部改善商流、物流、资金流、信息流的通畅程度，使得企业的运行数据更加准确、及时、全面、详实，同时对各种信息地进一步加工，使企业领导层的生产、经营决策依据充分，更具科学性，更好地把握商机，创造更多的发展机会；有利于企业科学化、合理化、制度化、规范化的管理，使企业的管理水平跨上新台阶，为企业持续、健康、稳定的发展打下基础。 我国十几年MIS的应用，出现了许多成功的先例，有力地促进了企业的发展，但也有许多企业的MIS建设由于各种因素出现种种问题。企业在筹划、建设应用系统时应充分注意以下几个问题。 领导重视是信息系统建设成功的保证MIS的“一把手原则”已被我国计算机应用各领域的成功经验所证明，也被普遍接受为信息系统建设的首要原则。MIS的建设是一项复杂的系统工程，涉及到计算机技术、网络技术、符合现代企业管理要求的企业管理技术；企业经营管理的各个环节和各个层次；企业管理方式的变化和流程的调整；与应用MIS相适应的机构与岗位的调整、信息公开和规范化管理所导致的管理人员的权限变化。因此，MIS系统工程的建设应在总经理的亲自主持下，高级管理班子集体研究，基于各自分管专业的知识、经验和智慧，保持高起点、高标准，从全局上权衡、协调、审定、决策及组织实施。“一把手原则”不是形式地要求总经理学习计算机的ABC，钻进“天书”堆里；也不是形式地强调“内行领导”，把此重任让位给几个计算机专业技术人员，而是正确坚持“一把手原则”，在总经理的统一指挥下，有计划、有步骤地进行计算机技术、企业管理技术、信息管理系统建设人才等的筹备，同时动员企业的方方面面从各个层次、专业角度围绕“要计算机做什么”这个主题不断有所发现，有所创新，在整个企业统一目标，统一步调，上下贯通，顺畅衔接，有效调度，默契配合。 适用性与先进性的结合是系统建设的原则采用先进的网络技术，通过智能化的网络设备及软件，实现对计算机应用系统的有效控制和管理；采用先进的、在九十年代受到广泛重视的客户机/服务器体系结构，有效减少网络的流通负担以提高整个系统的运行性能；除了采用先进的计算机及相关技术手段外，更为重要的是软件设计所采用的管理模式，应体现企业管理体系的科学性和先进性。系统不仅应充分体现目前先进的计算机软硬件及相关技术、现代企业管理理论和技术的发展方向，同时应该满足当前企业各个层次、各个环节的管理、核算需求。 满足用户需求的技术是最好的技术。单纯追求先进性而不把技术建立在自己的实际需求之上的技术没有任何实际意义，系统成败的主要因素并不取决于是否采用了最新的计算机硬件、软件技术及通信技术。采用了先进的设备，但在系统设计时未能提供完善的用户需求，系统不能很好运行，甚至系统不仅不能解决应用的实际问题而成为企业弃之可惜，用之不能的沉重包袱，这样的例子并不罕见。 企业规范化管理是应用计算机管理系统的基础国外先进的MIS商品化软件进入我国后，多在外商独资企业或中外合资企业应用，原因在于：尽管这些企业也存在个性差异，但作为相同的行业，他们的基本点是相同的，企业管理已形成了一套行之有效的理论和规范。而我们处于两种体制的交替和探索中，相当一部分企业的管理未走上正轨，管理不规范。在这些情况下，常常放弃商品化软件而按照企业的现有模式和流程自己开发或合作开发MIS软件，同一种应用软件在同企业甚至同一企业不同分公司重复开发，造成人力、财力的巨大浪费，并且由于开发技术、人才、管理上的原因，往往使这类软件难以进一步提高，基于不规范管理技术上的MIS，难以帮助企业走上现代化的管理之路，而且可能形成一种负循环。因此，在筹划MIS时，首先应对管理体制和管理方式进行符合现代企业管理思想的改革，使企业运行的每一环节符合规范化、科学化、标准化的要求。 消除企业管理中的瓶颈是信息系统建设的目的在信息化建设中，企业的首要任务是对管理进行“诊断”，找出瓶颈，作为信息化建设的切入点。对企业组织进行“简化”，精简那些在企业增值链中起抵消作用的部门。 在进行信息化建设的过程中，使企业的各个环节科学化。目前企业的业务流程多为传统方式，信息共享程度较低、传递速度较慢、对信息的再加工能力和处理的深度与企业的要求和计算机处理的能力差距较大。故在系统设计时要超越基于手工方式的业务，抽象出业务中的管理思想和规律性的东西，并在企业业务流程重组的过程中使其更符合现代管理技术的要求。 对信息的充分利用是信息系统发挥作用的条件过去企业的综合性统计数据，需要在月底、年底、季末计算后才能得到，计算机系统的应用使得管理人员随时可得到公司前一天、前一月、一季、一年内任何时间、任何种类的经营信息，同时计算机网络为业务人员提供了更加快捷方便的交流方式。信息的公开化使得传统管理层的作用与地位受到很大影响：传统垂直管理中负责上传下达信息的中间层将由信息的公开化而失去作用；管理人员从过去被统计、报表占用大量时间的业务中解脱出来而由计算机代替，要求其将主要力量放在信息的利用、再加工上。如财会人员和财务部门由传统意义上的记帐、核算向进行财务分析过渡等。 信息技术的广泛应用，现代化的企业管理都对企业员工特别是管理人员提出了更高的要求，企业信息系统应用成功与否、企业经营成功与否，在于企业员工素质的高低。拥有一批善于交流、善于利用信息资源的优秀管理人员，是应用系统成功的保证，也是企业成功的保证。 严格的管理制度与良好的人员素质是企业信息化建设的要求信息系统的应用增强了企业的决策能力和管理力度，但同时企业的运行对信息系统有很大的依赖性，作为商业机密的企业各种数据安全与否关系到企业的存亡，因此，信息系统必须设立严格的管理制度，包括严格的权限管理，无关人员无权查看、改动数据；有效的技术手段和管理措施防止计算机病毒对系统的侵害；严格而有效的措施防止数据被非法窃取，合理的备份策略以利于系统受到侵害时的恢复；完备的系统文档管理以利于系统的改进。 一个企业的正常运转有赖于各部门管理人员的努力工作及相互配合，其中也包括MIS各个子系统的有效运转。对各部门管理人员的培训应当着重于MIS对企业管理的影响，所具有的意义和潜在利益，MIS的处理流程、票据流转规范等。各类操作人员必须熟练掌握相应工作岗位的系统模块的应用，力求操作的快速和数据录入的准确，减少甚至杜绝工作中可能出现的差错。 从目前情况看，企业都有自己的专业计算机管理人员，那么作为单位的领导如何对这些计算机管理人员定位呢?人们往往会认为既然是计算机管理人员，当然要求他们主要是在计算机技术上有较深入的了解，但如此恰恰走入了误区。企业计算机管理人员最重要的任务是对本单位业务的了解，在系统开发过程中，企业计算机系统管理人员不了解本单位的业务流程，不能准确反映本单位的软件需求，是阻碍系统应用成功的因素之一。在计算机技术高速发展的今天，专业计算机技术人员要在几个应用领域全面跟踪计算机发展的最新成果是非常困难的，甚至是不可能的。因此，企业计算机系统管理人员的主要职责是维护现有系统的正常运行，协调人－机系统的关系，完善系统的内部控制与管理制度和规范，指出本单位计算机信息系统发展的规划与建议，提出本单位信息化建议的任务与目标。 |
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资料来源：《电子与信息化》 |